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Metadatenkonzept - wo fängt man an, wo hört man auf?

Mit wachsendem Produkt- und Dokumentationsumfang geht in vielen Unternehmen die Einführung eines Redaktionssystems einher, um die Datenmengen noch übersichtlich verwalten und nutzen zu können. Spätestens dann kommt die Frage auf, welche Metadaten zur Klassifizierung des Contents benötigt werden.

Doch wo fängt man bei der Entwicklung eines Metadatenkonzepts an und wann ist es fertig, also wo hört man auf? Muss von Null an ein Konzept entwickelt werden oder sind im Unternehmen vielleicht schon einige Klassifikationen in Verwendung, die auch für die Dokumentation genutzt werden können?

Wozu brauchen wir Metadaten?

In vielen Unternehmen, die kein Redaktionssystem nutzen, läuft der Redaktionsprozess für eine neue Anleitung so ab: Eine bereits vorhandene Anleitung von einem ähnlichen Produkt wird als Basis herangezogen und die Stellen abgeändert, an denen sich die Produkte unterscheiden. Dafür muss die entsprechende Anleitung jedoch erst einmal gefunden werden.

Oft sind nicht alle Inhalte, die wiederverwendet werden sollen, in einer Anleitung gesammelt, sondern über mehrere Dokumente für unterschiedliche Produkte hinweg verteilt. Es gilt also, gleich mehrere benötigte Dateien zu finden.

Dokumente, die in statischen Verzeichnissen abgelegt sind, lassen sich jedoch nicht immer problemlos bzw. schnell genug finden. Dadurch werden Inhalte teilweise neu erstellt, wenn die bereits vorhandenen Dokumente nicht auffindbar sind. Es kommt auch vor, dass Mitarbeiter nicht von diesen Dokumenten wissen, etwa weil sie noch nicht lange im Unternehmen sind.

Genau dort schafft ein Redaktionssystem, gepaart mit einem guten Metadatenkonzept Abhilfe: Es hilft, vorhandene Inhalte schneller zu finden und wiederzuverwenden, als sie neu zu erstellen. Von den Vorteilen, die dies für Konsistenz, Standardisierung und Übersetzungskosten mit sich bringt, ganz zu schweigen.

Um Content Management effizient betreiben zu können, werden Texte, Bilder und andere Informationen in überschaubaren Einheiten verwaltet, in sogenannten Modulen. Damit diese wiedergefunden und -verwendet werden können, müssen sie mit entsprechenden Metadaten ausgezeichnet werden.

Ein Schritt hin zu den benötigten Metadaten kann die Frage sein, welche Stichworte der Redakteur eingeben würde, um eine bestimmte Informationseinheit zu finden. Er sucht vielleicht nach einem bestimmten Bauteil, einer Produktklasse oder nach der Textsorte (Anleitung, Katalog, Broschüre etc.). All diese Suchkriterien können benötigte Metadatenwerte sein.

Metadaten machen Inhalte nicht nur auffind- und wiederverwendbar, bei variantenreichen Produkten sind sie essenziell für den Publikationsprozess. Sie ermöglichen, dass unzählige Varianten übersichtlich verwaltet und ausgegeben werden können und der Content gemäß dem Single-Source-Publishing-Prinzip zentral bearbeitet und abgelegt wird.

Durch das Referenzieren von Inhalten wird sichergestellt, dass Änderungen wie ein überarbeiteter Sicherheitshinweis oder ein neues Firmenlogo nicht mühsam an jeder einzelnen Stelle, an denen sie vorkommen, angepasst werden müssen, sondern nur einmal.

Versteckte Metadaten finden - eine Begriffserklärung

Ein Metadatenkonzept "aus dem Nichts" zu entwickeln, mit dem der gesamte Dokumentationsumfang und weiterer Content ausgezeichnet werden soll, kann zunächst nach einer unlösbaren Aufgabe klingen. In der Praxis zeigt sich jedoch oft, dass viele der benötigten Metadaten schon vorhanden sind - auch wenn sie bisher nicht als solche bezeichnet wurden.

Was sind diese Metadaten, die so unabdingbar sind, um Content Management im Unternehmen zu implementieren? Metadaten sind, wie der Name schon vermuten lässt, Daten über Daten, also Informationen, die beispielsweise ein Produkt, Kapitel oder Topic näher beschreiben oder klassifizieren. Das können produktbezogene Daten (z. B. "Motortyp") oder informationsbezogene Daten (z. B. "Fehlerbehebung") sein.

Produktbezogene Metadaten können oft aus Stücklisten, ERP-Systemen, Produktkatalogen usw. extrahiert werden. Auch informationsbezogene Metadaten liegen oft schon vor oder können aus den vorhandenen Daten abgeleitet werden: Gehört das Topic zur Service- oder zur Kurzanleitung? Ist es beschreibend, anleitend oder enthält es Referenzinformationen wie Technische Daten? In welche Sprachen wurde es übersetzt? Ist es bereits freigegeben oder befindet es sich noch im Lektorat?

Zu den klassifizierenden Metadaten kommen verwaltende Metadaten wie der Autor, das Erstellungsdatum oder die Version und Verwendung eines Topics hinzu. Die verwaltenden Daten sind in einem Redaktionssystem in der Regel schon vorhanden und werden automatisch erfasst. Die meisten klassifizierenden Daten sind spezifisch für eine Firma und müssen in der Regel im Redaktionssystem konfiguriert und den Modulen manuell zugewiesen werden.

Wie viele Metadaten benötigt und auf welcher Ebene sie zugewiesen werden (einzelnen Fragmenten, Grafiken, Topics, Kapiteln oder ganzen Dokumenten und Produktreihen), muss individuell bestimmt werden. Wenn Inhalte beispielsweise feingranular gefiltert und ausgegeben werden sollen, um einzelne Absätze kontextabhängig ausgeben zu können, dann muss auch der Content feingranular erfasst und ausgezeichnet werden.

Wenn bestimmte Inhalte immer nur gemeinsam erscheinen, dann wäre es (zunächst) überflüssige Arbeit, die Inhalte in mehr Fragmente, als für die Ausgabe notwendig ist, zu unterteilen und mit Metadaten zu versehen.

Arten von Metadaten

Wenn bestimmt wurde, wie der Content klassifiziert werden soll, ist zwar schon ein großer Schritt getan, der Prozess jedoch noch lange nicht abgeschlossen. Für jedes Metadatum muss definiert werden, ob es ein- oder mehrwertig ist und ob es mit weiteren Metadaten verknüpft ist. Die Wertigkeit legt fest, ob einem Modul nur ein Wert eines Metadatums oder mehrere zugewiesen werden dürfen. Beispielsweise kann ein Textbaustein für mehrere Produktvarianten gültig sein (= mehrwertiges Metadatum) oder sich nur auf jeweils eine Komponente beziehen (= einwertiges Metadatum).

Wenn einwertige Metadaten voneinander abhängig und hierarchisch sind, spricht man von Taxonomien. Bei der Zuweisung der Metadaten muss dies deutlich sein, z. B. indem das Metadatum Leistung von dem Metadatum Motor abhängt und je nach Auswahl der Werte für Motor andere Werte für Leistung ausgewählt werden können.

Um Metadaten zu hierarchisieren, können sie in Daten zum Lebenszyklus und klassifizierende Metadaten unterteilt werden. Der Lebenszyklus erfasst die zeitliche Entwicklung und Zustände von Objekten. Dies kann den Lebenszyklus des Produkts selbst betreffen (Montage, Wartung, Entsorgung) oder den des Moduls, in dem das Produkt beschrieben wird (freigegeben, in Übersetzung, im Review). Klassifizierende Metadaten geben Gültigkeiten der Module für Objekte an, z. B. zu welcher Produktvariante und Dokumentenart sie gehören.

Eine weitere Festlegung, die getroffen werden muss, ist, ob es sich um typisierte oder untypisierte Metadaten handelt. Typisierte Metadaten enthalten eine vordefinierte Wertemenge. Der Nutzer kann beim Zuweisen des Metadatums beispielsweise aus einer Liste von Produktmerkmalen den jeweiligen Wert auswählen. Untypisierte Metadaten haben unbestimmten Inhalt, sie können bspw. für Anmerkungen und Kommentare genutzt werden.

Neben den bereits genannten Festlegungen müssen noch weitere Fragen bedacht werden: Welche Metadaten-Standards gibt es und möchte Ihr Unternehmen einen davon verwenden? Gibt es beim Content Schnittstellen zu Zulieferern, die ihre Inhalte ebenfalls mit Metadaten verwenden? Soll es möglich sein, Ihre Inhalte durch die Auszeichnung mit Metadaten für ein Content Delivery Portal, eine Online-Hilfe, einen Sprachassistenten oder andere neue Ausgabeformate produzieren zu lassen? Sind die Metadaten miteinander verknüpft und sollen deren Beziehungen abgebildet werden?

Um Antworten auf diese und Ihre individuellen Fragen zu finden sowie für weiteren Beratungsbedarf zur Erstellung oder Überarbeitung eines Metadatenkonzepts steht Ihnen commatec als Partner jederzeit zur Verfügung.

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