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Projektmanagement - der Weg ins Abenteuerland

Am Anfang war die Dunkelheit. So starten Projekte. Hat der eine oder andere das grobe Ziel gar vor Augen, müssen alle Projektbeteiligten aufgeklärt werden. "Alle müssen mit in dasselbe Boot genommen werden", heißt es so schön. Jeder bringt dann seinen Koffer an Erfahrungen mit: die Projektleiter, Erfinder und die Ausführenden, usw. Zusammen geht es auf eine unbekannte Reise. Da wäre es gut vorab zu wissen, welche Kleidung und Utensilien man als Reisender für das Abenteuer 'Projekt' einpacken sollte.

  • "Alle müssen mit in dasselbe Boot genommen werden", heißt es so schön.
    (Zeichnung: Cedric-S. Grimm)

Die Zielsetzung - der richtige Start ins Abenteuer Projekt

Viele der Projektmanagement-Werkzeuge beziehen sich auf die Phase zu Beginn eines Projektes. Das ist auch gut so, denn in dieser Phase der Auftragsklärung hat man noch den größten Einfluss auf den Verlauf. In unseren Dokumentations-Projekten stimmen wir uns als Dienstleister mit dem Auftraggeber ab.

  • An welche Zielgruppe richtet sich die Dokumentation?
  • Zu welchem Termin soll die Dokumentation fertiggestellt sein?
  • In welchem Kostenrahmen soll dokumentiert werden?

Je präziser die Angaben sind, desto besser können Missverständnisse von Anfang an ausgeräumt werden. Sonst kann es zu einer Situation kommen, die sich keiner der Projektbeteiligten wünscht: "Das habe ich mir so nicht vorgestellt".

In der Regel führen mangelnde Kommunikation und Struktur zu Projektbeginn zu einer Verlagerung des Aufwands nach hinten. Die Projektbeteiligten "ertrinken" im weiteren Projektverlauf in Kommunikation, Mails und ständigen kleineren Absprachen. Die Mitarbeiter sind unzufrieden über unklare Aufgaben und werden zu Unbeteiligten. Sie dürfen nur noch das Bootsdeck schrubben, das andere immer wieder unnötig, wenn auch unbeabsichtigt, verdrecken. Die gemeinsame Reise macht so keinen Spaß mehr.

Der konkrete Projektauftrag

Damit so etwas nicht passiert, gibt es ein paar nützliche Hilfestellungen, die das Projektmanagement vereinfachen können, so etwa ein schriftlich formulierter Projektauftrag (Project Objective Statement). Hier wird der Auftrag in 2-3 Sätzen gut verständlich konkretisiert.

Für das Beispiel-Projekt X stand zuvor eine ausgedehnte Konzeptphase an. Teilprojekte und deren Aufgaben wurden ausgearbeitet. Diese erarbeiteten unter anderem Themen wie Online-Hilfe-Plattformen, Zielgruppen-Analysen, Software-Terminologie und auch der Möglichkeiten zur Variantensteuerung. Letzteres Teilprojekt beschäftigte sich mit der konfigurationsspezifischen Ausgabe der Dokumentation, die es ermöglichen soll die Inhalte entsprechend der jeweiligen Produktkonfiguration zu liefern.

In dieser Zeit, in der auch intensive Besprechungen mit verschiedenen Mitarbeitern des Auftraggebers stattfanden, kristallisierte sich heraus, worauf der Fokus bei diesem Projekt liegt.

Wie kommt man nun zu einem solchen Projektauftrag? Hierbei helfen 2 Werkzeuge: Zielkreis und Prioritäten-Matrix.

Der Zielkreis

Der Zielkreis ist wie eine Zielscheibe zu verstehen. Durch Interviews mit dem Auftraggeber wird versucht das Projekt-Ziel zu fokussieren und Details zum Projekt zu erarbeiten. Die Frage, die hierbei im Raum steht, lautet: Wie kann der Projektleiter erreichen, dass das Projekt ein Erfolg wird? Allein die Einhaltung von Zeit- und Kostenrahmen sind nicht ausreichend. Es kommt auf mehr Eckdaten an - eben das zu erkennen, was dem Auftraggeber wichtig ist.

Der hier gezeigte Zielkreis kann als Ausgang für jedes Projekt genommen werden. In vier Hauptkategorien werden die Details erarbeitet:

  1. Wozu?
  2. Für wen?
  3. Was?
  4. Wann ist es ein Erfolg?

Punkt 4 ist dabei für die Projektbeteiligten besonders interessant. Viel zu selten wird in Projekten dieser Gedanke berücksichtigt. Doch beispielsweise ist es ein großer Unterschied, wenn etwa die Zeit eine größere Rolle spielt (das Projekt soll zu einem bestimmten Zeitpunkt fertiggestellt werden; die Qualität könnte darunter leiden) oder der Fokus stattdessen rein auf der Qualität der Dokumentation liegt (es ist genügend Zeit vorhanden; ausschlaggebend für einen zufriedenen Kunden ist die gute Qualität der Dokumentation). 

Bei Projekt X könnte es wie folgt aussehen:

Die Prioritäten-Matrix

Das magische Dreieck aus Ressourcen (Budget), Zeit und Umfang (Qualität) ist im Projektmanagement allseits bekannt. Es ist deshalb "magisch", weil alle 3 Aspekte miteinander zusammenhängen. Aufgabe des Projektleiters ist es die Aspekte auszubalancieren. Diesen Ansatz weitergedacht, kommt man zu einem weiteren Werkzeug, das in der Auftragsklärung enorm helfen kann: die Prioritäten-Matrix.

Dabei geht es darum herauszufinden, welcher der 3 aufgezeigten Aspekte im konkreten Projekt die höchste Priorität hat. Umgekehrt könnte man die Frage stellen: Wo würde es dem Auftraggeber am meisten weh tun?

Hier und da kann an den Schrauben gedreht werden - etwa an den Ressourcen: Können noch 2 Mitarbeiter dazu, die helfen die Dokumentation früher fertigzustellen? Kann die Lieferung um 2 Monate nach hinten verschoben werden?

Um mal ein paar Beispiele zu nennen: Bei einem großen Event (z.B. einer Weltmeisterschaft) ist der Termin seit langem fixiert. Da kann der Projektleiter nur noch die Aspekte Ressourcen und Umfang ausbalancieren. Anders ist es etwa bei Zertifizierungen, bei denen der Umfang festgelegt ist. Wenn es dagegen auf das Know-how von einzelnen Personen ankommt, kann man nicht beliebig weitere Ressourcen in das Projekt investieren.

Beim Beispiel-Projekt X kommt es in erster Linie auf die Termineinhaltung an, gefolgt von Umfang und Qualität. Der Auftraggeber ist dazu bereit mehr Mitarbeiter einzusetzen, um den Termin einzuhalten. Dadurch akzeptiert er die höheren Kosten.

Das Fazit - mit gepackten Koffern geht es weiter

Durch die gezeigten Methoden können die Anfangsfragen eines Projektes geklärt werden: Was machen wir, weshalb, für wen, bis wann, mit welchem Aufwand und unter welchen Rahmenbedingungen? Daraus ergibt sich der Projektauftrag. Die Projektbeteiligten können sich nun vorbereiten, ihren Koffer packen.

Der Projektauftrag bildet die Basis für den Projektvertrag. Im Beispiel-Projekt X sagt hierin der Dienstleister zu, innerhalb der festgelegten Zeit und Ressourcen einen definierten Umfang zu realisieren.

Der Auftraggeber erklärt sich unterdes bereit, ebenso Zeit und Ressourcen zur Verfügung zu stellen, die für die Realisierung des Umfangs benötigt werden. Der Projektstart ist geschafft. Alle Teilnehmer sitzen in einem Boot. Jetzt geht es Richtung Projektplanung.

Quellen

  • Neumann, Mario (2018): Seminar "Einfache Werkzeuge für kleinere Projekte", https://marioneumann.com/, Stand: 25.02.2019.
  • Neumann, Mario (2017): Abenteuer Projekte, Campus Verlag GmbH, Frankfurt am Main.

Der Autor

  • Autor bei commatec

Thomas Schwarzer ist Technischer Redakteur bei commatec. Als Elektroingenieur ist er bei commatec seit 2006 Projektleiter für die Erstellung von Dokumenten in den Bereichen Medizingeräte und Maschinen-/ Anlagenbau. In zwei früheren beruflichen Stationen hat er Produkte der Antriebstechnik und der Heiztechnik dokumentiert.

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