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Smart information – die richtige Info zur richtigen Zeit

Wenn ich Informationen brauche, sollen sie verfügbar sein. Direkt. Jederzeit, also on demand. Ich möchte kein ellenlanges Handbuch durchsuchen, auch nicht, wenn es elektronisch als PDF-Datei vorliegt. Ich möchte die Information als Text, Bild oder Video, die mir jetzt hilft - smart information.

Wenn wir bisher von mobiler Dokumentation gesprochen haben, dann war bereits eine funktionslose PDF auf der Homepage ausreichend. Smart information on demand fasst viel besser zusammen, wie technische Informationen zu einem Produkt in der Zukunft bereitgestellt werden müssen.

Smart

In Zeiten künstlicher Intelligenz wird mehr und mehr erwartet, dass die Technik mitdenkt. Wenn das Wartungsintervall einer Pumpe abläuft, braucht der Techniker die Information zu den anstehenden Wartungsarbeiten dieser Pumpe. Er braucht nicht das Inhaltsverzeichnis des Wartungshandbuches der kompletten Maschine bzw. Anlage.

Damit smarte Information bereitgestellt werden kann, müssen folgende Dinge beachtet werden:

  • Kontext
    Beim Anfordern von Informationen werden Informationen über die Nutzungssituation bzw. die betroffene Komponente ausgewertet
  • Metadaten
    Diese möglichen Nutzungssituationen müssen vorhergesehen und in den Metadaten der Informationen hinterlegt werden. Nur so kann der Kontext sinnvoll ausgewertet werden und Nutzen stiften.
  • Landing page
    Häufig sind mehrere Nutzungssituationen mit derselben Komponente möglich, die technisch nicht unterschieden werden können. Brauche ich z. B. einen Bedienungshinweis, fehlt Verbrauchsmaterial oder benötige ich ein Ersatzteil? Auch dann will ich nicht auf der Titelseite des Handbuchs landen, sondern auf einer Seite, die nur und genau meine möglichen Situationen zur Auswahl stellt.
  • HTML5
    Mit diesem Format ist die Anwendung von der Bildschirmgröße unabhängig.

Die Redakteure kommen also nicht umhin, immer mehr mit- und vorauszudenken, in welchen Situationen welche Informationen benötigt werden. Dieses Wissen muss in den Metadaten abgelegt werden, um den Anwendern zu nutzen.

Information

Dass in Zeiten elektronischer Medien die Information nicht auf Text und Bild beschränkt ist, sollte selbstverständlich sein, ist es aber oft noch nicht. Neben dem, was wir von einem ausgedruckten Handbuch kennen, sollten technische Informationen heute auch folgende Möglichkeiten nutzen:

  • Videos
  • Sprache
  • Interaktive Grafiken (drehen, explodieren...)
  • Screencasts
  • Animationen
  • Chat
  • ...

Hier sind der Phantasie keine Grenzen gesetzt. Alles was in der elektronischen Welt funktioniert, kann in der technischen Information genutzt werden.

On Demand

On demand meint eine ständige, weltweite Verfügbarkeit. Doch ein paar Randbedingungen müssen erfüllt sein, damit nicht jeder jede Information erhält. Der Anwender soll nur die für ihn passende Information erhalten.

Zusammengefasst kann man dazu sagen: Es muss eine technische Infrastruktur geschaffen werden, die im Wesentlichen folgende Funktionen bereitstellt.

  • Zugriffsrechte
  • On-/Offline-Synchronisation
  • Kontextauswertung
  • Filtern und Suchen
  • Nutzungsanalyse
  • Feedbackmöglichkeit

Die SIX-Experten

Um das Thema Smart Information on Demand mit den dafür nötigen Techniken und Prozessen voranzubringen, hat sich ein Team von Experten in der Technischen Dokumentation zusammengeschlossen: die SIX, Smart Information eXperts. commatec ist eines der sechs Gründungsmitglieder.

Was bei mobiler Dokumentation noch zu beachten ist, habe ich bereits in folgenden Artikeln beleuchtet:

Der Autor

  • Geschäftsführer bei commatec

Martin Schlicksupp, Dipl. Ing. (FH) Medizintechnik, hat sich nach seinem Studium in Gießen als Technischer Redakteur selbständig gemacht und mit zwei Partnern 1997 commatec gegründet. Seither ist er einer der drei Geschäftsführer und berät Kunden, erarbeitet Konzepte und leitet umfangreiche Dokumentationsprojekte. Anleitungsfilme, textlose Anleitungen und mobile Dokumentation waren in den letzten Jahren seine Themen. Bei commatec verantwortet er den Bereich Marketing und Vertrieb, Personal und Controlling.

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