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Wege in die mobile Dokumentation

Wenn die Entscheidung gefallen ist, Technische Dokumentation mobil bereitzustellen, können Sie die Umsetzung von zwei Seiten gleichzeitig angehen: über einen pragmatischen Weg und über den Weg einer Neukonzeption. Gleichzeitig deshalb, weil über den pragmatischen Ansatz Techniken erprobt werden können, die für die Neukonzeption benötigt werden. 

  • Mit der 'Publish'-Funktion einiger Autorensysteme lassen sich schon jetzt Dokumente mit wenigen Klicks zu HTML5 wandeln

Pragmatischer Ansatz - das Vorhandene ergänzen

Der Aufwand kann gering sein, um die vorhandene Technische Dokumentation aufzubereiten und online bereitzustellen. Die erforderlichen Schritte sind:

  • Vorhandene Doku in HTML5 konvertieren.
    Hier enthalten Autorensysteme oft bereits brauchbare Konverter, die quasi nur eingerichtet werden müssen.
  • Videos und andere multimediale Informationen in den Dokumenten ergänzen.
    Um ansprechende Zugangswege zu erhalten und das Interesse an den Lerninhalten der mobilen Doku zu erhöhen, sollten z. B. Videoclips eingebunden werden.
  • Eine Startseite erstellen.
    Gerade die erste Seite muss Neugier wecken und die Erwartungshaltung der Nutzer reflektieren.
  • Information auf einer Internet-Seite oder in einer Test-App zur Verfügung stellen.
    Sie können einen Bereich der Hersteller-Homepage nutzen. Sammeln Sie alternativ dazu Erfahrungen mit Apps. Manche Autorensysteme bieten das Erstellen von Apps als Exportfunktion an. Bei manchen App-Herstellern können Sie zunächst Testversionen nutzen.
  • QR-Code zur Zieladresse erstellen.
    Erstellen Sie einen QR-Code, der auf eine Internetseite oder auch die Startseite in einer App verweist. Der QR-Code kann leicht am Produkt angebracht oder der Zielgruppe mit separatem Info-Material bekannt gegeben werden.
  • Mobile Doku bewerben, Anwendergruppe informieren und um Rückmeldung bitten.
    Der neue Kommunikationskanal spricht sich meist nicht von alleine herum. Hier muss gezielt geworben bzw. informiert werden.
  • Rückmeldungen auswerten.
    Die Rückmeldungen geben Hinweise auf das Nutzungsverhalten der Anwender sowie die Brauchbarkeit des neuen Kommunikationskanals.

Neukonzeption - die Bereitstellung von Produktinformation neu denken

Sind bei der Umsetzung mobiler Dokumentation viele unterschiedliche Abteilungen, Dokumenttypen, Prozesse und Techniken beteiligt und können unterschiedliche Anwender davon profitieren, reicht es nicht aus, wenn alleine die Doku-Abteilung diesen neuen Kommunikationskanal eröffnet.

Zwar können Rückmeldungen aus einem pragmatischen Ansatz eine Grundlage bilden und mit in die Diskussion zum neuen Medium 'mobile Dokumentation' einfließen.

Plant der Hersteller jedoch die mobile Dokumentation als eine Art Kommunikations-Plattform für alle Nutzer einzusetzen, muss die Konzeption größer gedacht werden:

  • Welchen Zielgruppen soll das neue Konzept dienen?
    Sollen nur Kunden oder auch Interessenten, Trainer, Händler, Servicemitarbeiter und andere mit Informationen versorgt werden?
  • Welchen verbesserten Nutzen soll die mobile Dokumentation den einzelnen Zielgruppen bringen?
  • Welche Informationen müssen bereitgestellt werden?
  • Wie werden die Informationen erstellt, aufbereitet, publiziert?
  • Welche Abteilungen müssen eingebunden werden? Welche Prozesse müssen geändert oder neu etabliert werden? Welches Personal muss geschult werden?
  • Welche Technologie wird benötigt? Wird eine eigene App entwickelt, oder genügt eine Website als Plattform? Kann vorhandene Technologie genutzt werden? Welche Publikationsprozesse können automatisiert werden? Wie erfolgt die Qualitätssicherung?
  • Welche Ressourcen werden benötigt. Wie sieht der Zeitplan aus?
  • Welches Budget wird benötigt?

Zur Bearbeitung dieser Fragen und bei der Erarbeitung tragfähiger Antworten ist es hilfreich, auf die Erfahrungen externen Spezialisten zurückzugreifen. Denn die Konzeptionsphase wird einige Zeit in Anspruch nehmen.

Die Wege sind also vorgezeichnet und es wird spannend sein zu beobachten, wie schnell sich der Wandel von der papiergebundenen Dokumentation hin zur digitalen, mobil genutzten Information vollzieht.

Der Autor

  • Geschäftsführer bei commatec

Martin Schlicksupp, Dipl. Ing. (FH) Medizintechnik, hat sich nach seinem Studium in Gießen als Technischer Redakteur selbständig gemacht und mit zwei Partnern 1997 commatec gegründet. Seither ist er einer der drei Geschäftsführer und berät Kunden, erarbeitet Konzepte und leitet umfangreiche Dokumentationsprojekte. Anleitungsfilme, textlose Anleitungen und mobile Dokumentation waren in den letzten Jahren seine Themen. Bei commatec verantwortet er den Bereich Marketing und Vertrieb, Personal und Controlling.

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