Metadatenkonzept für Redaktionssysteme – wo fangen Sie an, wo hören Sie auf?

Sie denken über die Einführung eines Redaktionssystems nach, weil Ihre Produktpalette gewachsen ist und damit der Umfang an Dokumentation zugenommen hat? Und dabei sind viele Informationen für diverse Produkte identisch oder nahezu identisch?

Ein Redaktionssystem kann Ihnen helfen, die Datenmengen übersichtlicher zu verwalten und zu nutzen. Und jetzt kommt die Frage auf, welche Metadaten zur Klassifizierung des Inhalts benötigt werden.

Wie wird ein Metadatenkonzept entwickelt und wann ist es fertig? Sind in Ihrem Unternehmen vielleicht schon einige Klassifikationen in Verwendung, die auch für die Technische Dokumentation genutzt werden können?

Wozu brauchen Sie Metadaten?

Sie kennen die Probleme, wenn eine neue Anleitung geschrieben werden muss, die auf einem ähnlichen Produkt basiert?

  • Wo liegt die entsprechende Anleitung?
  • Gibt es mehrere Dokumente, die herangezogen werden müssen?
  • Welche Abschnitte können ohne Änderungen übernommen werden?
  • usw.

Genau dort schafft ein Redaktionssystem, gepaart mit einem guten Metadatenkonzept Abhilfe: Vorhandener Content wird schneller gefunden um ihn wiederzuverwenden. Von den Vorteilen, die dies für Konsistenz, Standardisierung und Übersetzungskosten mit sich bringt, ganz zu schweigen.

Mit dem Content Management werden Texte, Bilder und andere Informationen in überschaubaren Einheiten (Modulen) verwaltet, die mit entsprechenden Metadaten ausgezeichnet werden.

Bei variantenreichen Produkten sind Metadaten essenziell für den Publikationsprozess. Sie ermöglichen, dass unzählige Varianten übersichtlich verwaltet und ausgegeben werden können.

Welche Metadaten haben Sie schon?

Die Entwicklung eines Metadatenkonzept ist keine unlösbare Aufgabe. In der Praxis zeigt sich, dass viele der benötigten Metadaten schon vorhanden sind – auch wenn sie bisher nicht als solche bezeichnet wurden.

Ein Schritt hin zu den benötigten Metadaten kann die Frage sein, welche Stichworte der Redakteur eingeben würde, um eine bestimmte Informationseinheit zu finden. Er sucht vielleicht nach einem bestimmten Bauteil, einer Produktklasse oder nach der Textsorte (Anleitung, Katalog, Broschüre etc.). All diese Suchkriterien können benötigte Metadatenwerte sein.

Metadaten sind Informationen, die beispielsweise ein Produkt, eine Tätigkeit oder ein Thema näher beschreiben oder klassifizieren. Das können produktbezogene Daten (z. B. „Motortyp“) oder informationsbezogene Daten (z. B. „Fehlerbehebung“) sein.

Produktbezogene Metadaten können aus Stücklisten, ERP-Systemen, Produktkatalogen usw. extrahiert werden. Auch informationsbezogene Metadaten liegen oft schon vor oder können aus den vorhandenen Daten abgeleitet werden:

  • Gehört das Thema zum Service- oder zur Kurzanleitung?
  • Ist es beschreibend, anleitend oder enthält es Referenzinformationen wie Technische Daten?
  • In welche Sprachen wurde es übersetzt?
  • Ist es bereits freigegeben oder befindet es sich noch im Lektorat?
  • und weitere…

Zu den klassifizierenden Metadaten kommen verwaltende Metadaten wie Autor, Erstellungsdatum oder Version und Verwendung eines Topics hinzu. Die meisten klassifizierenden Daten sind spezifisch für eine Firma und müssen in der Regel im Redaktionssystem konfiguriert und den Modulen manuell zugewiesen werden.

Wie viele Metadaten Sie benötigen und auf welcher Ebene sie zugewiesen werden, muss individuell bestimmt werden. Wenn Inhalte beispielsweise feingranular gefiltert und ausgegeben werden sollen, um einzelne Absätze kontextabhängig ausgeben zu können, dann muss auch der Content feingranular erfasst und ausgezeichnet werden.

Wie organisieren Sie Ihre Metadaten?

Wenn bestimmt ist, wie der Inhalt klassifiziert werden soll, ist zwar schon ein großer Schritt getan. Für jedes Metadatum muss nun definiert werden, ob es ein- oder mehrwertig ist und ob es mit weiteren Metadaten verknüpft ist.

Daneben müssen Sie aber noch weitere Fragen bedenken:

  • Welche Metadaten-Standards gibt es und möchte Ihr Unternehmen einen davon verwenden?
  • Gibt es beim Content Schnittstellen zu Zulieferern, die ihre Inhalte ebenfalls mit Metadaten verwenden?
  • Soll es möglich sein, Ihre Inhalte durch die Auszeichnung mit Metadaten für ein Content Delivery Portal, eine Online-Hilfe, einen Sprachassistenten oder andere neue Ausgabeformate produzieren zu lassen?
  • Sind die Metadaten miteinander verknüpft und sollen deren Beziehungen abgebildet werden?

Wir können mit Ihnen gemeinsam Antworten auf diese und Ihre individuellen Fragen finden. Wir stehen Ihnen als Partner gerne zur Verfügung, wenn Sie bei der Erstellung oder Überarbeitung eines Metadatenkonzepts Unterstützung brauchen.

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