Bericht zum Workshop KI in der Technischen Dokumentation

KI in der Technischen Dokumentation – Chancen für Maschinenbau und Medizintechnik

Künstliche Intelligenz (KI) verändert die Technische Dokumentation grundlegend. Beim Workshop „KI für die Technische Redaktion“ erhielten die Teilnehmer praxisnahe Einblicke, wie moderne KI-Tools Prozesse beschleunigen, Qualität sichern und neue Standards setzen. Im Mittelpunkt standen Automatisierung, Large Language Models und konkrete Anwendungsfälle für den Maschinenbau und die Medizintechnik.

Warum KI in der Technischen Dokumentation?

KI ist längst kein Hype mehr, sondern ein echter Produktivitäts-Booster. Sie reduziert manuelle Arbeit, beschleunigt die Erstellung von Benutzerinformationen und sorgt für konsistente Terminologie. Besonders repetitive Aufgaben wie das Erstellen von Textvarianten, Übersetzungen oder Normprüfungen lassen sich automatisieren. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten.

Generative KI und LLMs – die Basis

Generative KI basiert auf sogenannten Large Language Models (LLMs) wie z.B. die GPT-Serie von OpenAI. Diese Modelle sind darauf trainiert, wie Menschen Texte zu generieren. Sie erkennen Muster und Wahrscheinlichkeiten, anstatt Inhalte im klassischen Sinn zu verstehen. Durch Finetuning lassen sich LLMs an branchenspezifische Anforderungen anpassen – beispielsweise für Maschinenrichtlinien- oder MDR-konforme Dokumente.

Tools und Technologien

Im Workshop wurden verschiedene Technologien vorgestellt, die den Einsatz von KI in der Technischen Dokumentation erleichtern:

Textfragmentierung & Retrieval-Augmented Generation (RAG) Systeme: Dokumente werden in sinnvolle Abschnitte zerlegt, um gezielt Inhalte zu generieren oder zu aktualisieren.
Small Language Models (SLMs): Ideal für On-Premise-Lösungen auf eigenen Servern mit hohen Datenschutzanforderungen.
Prompt-Engineering: Strukturierte Prompts (z. B. Role – Task – Context (R-T-F) oder Context – Action – Result – Example (C-A-R-E)) sind entscheidend für präzise Ergebnisse.

Praxisbeispiele

Die Praxisbeispiele zeigten eindrucksvoll, wie KI den Alltag von Redakteuren erleichtert:

Automatisierte Erstellung von Benutzerinformation: KI erstellt aus CAD-Daten und Stücklisten erste Textentwürfe.
Normgerechte Sicherheitshinweise: KI wandelt Rohtexte in Warnhinweise nach der SAFE-Methode um.
Content-Recycling: Bestehende Dokumentationen werden analysiert, vereinfacht und für verschiedene Zielgruppen angepasst.

Kosten und Wirtschaftlichkeit

Die Einstiegskosten sind gering: Ab etwa 0,30 € pro 10 Seiten bei GPT-4o. Der Return on Investment (ROI) ist sofort spürbar: Schon 20 Minuten Zeitersparnis pro Tag summieren sich auf über 80 Stunden pro Jahr.

So starten Sie

Der Einstieg in KI muss nicht kompliziert sein. Experten empfehlen:

Pilotprojekte: Beginnen Sie mit klar abgegrenzten Use Cases.
Prompt-Kataloge: Standardisierte Eingaben sichern Qualität.
Governance & Datenschutz: EU AI Act beachten und sichere Plattformen wählen.

Zusammenfassung

KI ist der Schlüssel zu effizienteren, normgerechten und zukunftssicheren Dokumentationsprozessen. Wer jetzt investiert, sichert sich entscheidende Wettbewerbsvorteile – gerade in regulierten Branchen wie Maschinenbau und Medizintechnik.

Teilnehmerstimmen

„Für mich persönlich war der Workshop ein sehr gelungener Einstieg in das Thema Künstliche Intelligenz. Besonders gut hat mir die Moderation des Referenten gefallen. Sehr lebendig, jederzeit konnten Rückfragen gestellt und die Themen wurden verständlich vermittelt. Die Praxisbeispiele aus dem Bereich der Technischen Dokumentation haben mir sehr geholfen, das Thema KI greifbar zu machen und eine Verbindung zur Praxis herzustellen.“ (Thomas Brooks, ZINDEL AG)
„Endlich konkrete Beispiele und nicht nur Theorie – ich starte sofort ein Pilotprojekt!“ (Anonym)
„Der KI-Workshop bei commatec war äußerst inspirierend und praxisnah. Ich habe wertvolle Grundlagen zu KI-Tools und Prompt-Erstellung gelernt, viele Denkanstöße erhalten und direkten Nutzen für meinen Arbeitsalltag mitgenommen. Eine rundum gelungene Veranstaltung!“ (Sascha Hammel)
„Der KI-Workshop war für mich ein echter Mehrwert. Besonders angetan war ich von den gut verständlichen Inhalten des Referenten, der gemeinsamen Bearbeitung praxisnaher Anwendungsbeispiele aus dem Doku-Alltag und den dabei entstandenen Diskussionen. Wir selbst starten nun mit dem Versuch, eine KI-gestützte Termextraktion aus Bestandsdokumenten umzusetzen – und sind gespannt auf die daraus resultierenden Erkenntnisse.“ (Jörn Schreiber)

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