Digitalisierung der Technischen Dokumentation

Seit Jahren schreitet die Digitalisierung voran. Viele Unternehmen zögern noch, mehr zu tun, als PDF-Dateien online zu stellen. Der folgende Dialog spiegelt die momentane Aufbruchstimmung, mehr in Richtung Digitalisierung zu tun. Im Gespräch sind Kevin E., der Geschäftsführer eines mittelständischen Maschinenbauers, mit unserem Geschäftsführer Martin Schlicksupp.

Kevin E.: Warum sollten wir und mit einer Strategie zur Digitalisierung beschäftigen? Was soll überhaupt digitalisiert werden?

Martin Schlicksupp: Seit 500 Jahren denken und arbeiten wir mit Büchern. Vermutlich sind auch bei Ihnen umfangreiche Dokumentationen vorhanden, die sich am Muster von Büchern orientieren. Aber mit der Digitalisierung läuft der Großteil der Information und Kommunikation heute über digitale Lesegeräte, also auf Bildschirmen und Displays. Das macht ein Umdenken in der Form und Struktur von Dokumenten notwendig, denn auch Ihre Kunden erwarten, dass die Dokumentation der Höhe der Zeit entspricht…

Kevin E.: Aber was wäre denn ein Beispiel für die digitale Bereitstellung unserer Technischen Dokumentation?

Martin Schlicksupp: Gehen wir zum „Umdenken“ mal weg von einer Anleitung. Beginnen wir z. B. mit dem Typenschild – also dem Digitalen Typenschild. Damit werden auf einer sogenannten Landingpage alle relevanten Informationen, z. B. Anleitungen, Konformitätserklärung, Zeichnungen, Wartungspläne usw. bereitgestellt. Diese Seite kann über einem QR-Code auf dem Typenschild aufgerufen werden.

Kevin E.: Aber dann ist ja alles öffentlich!

Martin Schlicksupp: Nein, nein. Natürlich können Sie den Aufruf mit einem Login sicheren, so dass nicht jedermann auf die Seite zugreifen kann. Auf dieser Seite können Sie dann die Informationen in der jeweils optimalen Form, also als Video, responsive HTML, interaktive 3D-Illustrationen oder PDF-Dateien bereitstellen.

Kevin E.: Aber wissen Sie – wir haben eine Menge von Dokumenten und eine Umstellung auf eine andere, sagen wir mal Verteilungsstrategie, kostet Geld und Zeit. Wenn ich das richtig verstehe, dann sehe ich für mich als Unternehmer zwei Ziele:

• Meine Kunden müssen schneller und einfacher als bisher an die benötigten Informationen kommen.
• Für das Unternehmen müssen Kosten und Nutzen attraktiv sein.

Martin Schlicksupp: Ganz genau. Da kommen wir zu den Pain- und Gain-Points. Das heißt, wo laufen die Prozesse im Moment nicht so optimal? Welche Ziele sollen im Einzelnen erreicht werden? Diese Punkte sollten wir zuerst abfragen und analysieren. Und dabei dann Prioritäten definieren. Am besten mit einem Runden Tisch.

Kevin E.: Warum an einem runden Tisch? Das entzieht doch dem Tagesgeschäft eine Menge Personal.

Martin Schlicksupp: Mit einer neuen Strategie zur Digitalisierung lösen wir nicht die Probleme einer oder zwei Abteilungen. Auch in Ihrem Unternehmen existiert eine Vielzahl an Beziehungen von Daten in verschiedenen Systemen, die wir nutzen können.
Sehen Sie das mal so: Die Möglichkeiten, die wir mit den Smartphones haben, erkennen wir häufig erst dann, wenn verschiedene Expertisen und Blickwinkel zusammenkommen.

Wenn eine neue Lösung eingeführt werden soll, dann soll kein Thema und niemand vergessen oder übergangen werden, damit es hinterher nicht extrem teuer oder wenig erfolgreich wird. Es ist letztlich wie bei allen Änderungen: nur wer involviert war, trägt das Ganze mit.

Kevin E.: Wen sollten wir dann zum runden Tisch einladen?

Martin Schlicksupp: Alle Führungskräfte, deren Abteilungen in irgendeiner Form am Digitalisierungsprozess beteiligt sind oder sein werden. Es ist wichtig, dass jeder seine Verantwortung sieht und übernimmt. Die Unterstützung der Chefetage ist dabei essenziell, weil der nötige Drive im Projekt nur entsteht, wenn die Maßnahmen zur Digitalisierung von ganz „oben“ mitgetragen werden.

Kevin E.: Was verbirgt sich in der ersten Abbildung hinter den Begriffen „Bereitstellung“ und „Wahrnehmung“? Haben wir das nicht auch heute schon?

Martin Schlicksupp: Seit Jahren konzentriert sich die Technische Dokumentation mit Systemen in Ausschreibungen und Lastenheften zu stark auf Bereitstellung, also auf Inhalte und Prozesse.

Seitdem wir das „Buch“ als Informationsgrundlage verlassen, seitdem wir das Smartphone oder Tablet als Alleskönner benutzen, müssen wir uns viele Gedanken über Wahrnehmung, also über die Medien und deren Nutzung zu machen. Das ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor und deshalb notwendig, weil es heute über 200 Varianten an Displaygrößen und Betriebssysteme gibt. Aber auch, weil es unterschiedliche Informationsbedürfnisse der Anwender in unterschiedlichen Nutzungssituationen gibt, die wir beachten und umsetzen sollten.

Kevin E.: Verstanden – wir haben einen kompletten Wandel an Anforderungen und da passt nicht einfach ein fertiges System darauf, sondern man muss die Topics erst definieren, die wir als Unternehmen für den Anwender von Morgen haben wollen.

Martin Schlicksupp: Richtig! Wenn das verstanden ist, können wir loslegen. Mit uns als Dienstleister haben Sie noch einen weiteren Vorteil: niemand aus Ihrem Unternehmen muss sich in die Nesseln setzen. Wir führen und moderieren die Gespräche, holen die benötigten Partner ins Boot und arbeiten zusammen, um die beste Lösung einzurichten und die Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen.

Sprechen auch Sie uns an, wenn Sie dazu Fragen haben.

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