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Niemand will mobile Doku

Wenn Doku mobil ist, dann ist sie auch mal weg –   und das ist genau das Gegenteil von dem, was wir mit mobiler Dokumentation meinen. Die benötigte Information soll immer verfügbar und schnell zu finden sein, quasi omnipräsent.

Wir haben uns angewöhnt von mobiler Dokumentation zu reden und meinen eigentlich etwas ganz anderes: Egal wann und wo auf der Welt ich eine Information zu einem Produkt brauche, will ich sie schnell im Zugriff haben. Ich bin mobil und die Doku ist im Zugriff, wenn ich sie brauche. Damit müssen wir der Dokumentation ein paar zusätzliche Eigenschaften mitgeben.

Wie wird Dokumentation verfügbar?

Damit das Konzept der mobilen –   oder besser –   der verfügbaren Dokumentation funktioniert, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

  • Zugriff
    Was ist, wenn ich kein Netz habe? Kann ich die Doku vorher auf mein Gerät laden? Wird die Doku aktuell gehalten, wenn ich wieder im Netz bin?
  • Bedarfsgerecht
    Kann die Technik je nach Kontext genutzt werden und bei der Suche nach der benötigten Information unterstützen –   etwa indem der Nutzer einen an einem Modul angebrachten QR-Code scannt und so die Infos zu diesem Modul erhält?
  • Lesbarkeit
    Passt sich die Information an mein Gerät und meine Bildschirmgröße an?

Diese Bedingungen sind aus meiner Sicht essentiell. Dazu kommen aber noch weitere, die den Nutzen und die Akzeptanz steigern:

  • Videos, Animationen und interaktive Grafiken
    Reiner Text, Tabellen und unbewegte Bilder stammen aus der Frühzeit der Technischen Dokumentation. In der digitalen, elektronischen Welt wird mehr erwartet.
  • Nutzeridentifikation und Zugriffsschutz
    Damit kann zwischen interner und externer Doku unterschieden werden oder jedem Kunden seine spezifische Dokumentation bereitgestellt werden.
  • Notizen und Feedback
    Mit einer Notiz-Funktion kann der Nutzer Kommentare ergänzen und mit einem Rückmeldekanal sogar Fehler und Korrekturen an die Autoren zurückmelden.

Welche Infrastruktur ist erforderlich?

Ohne zusätzliche Technik wird die benötigte Information nicht zur Verfügung stehen. Die Redaktionen können sich aber nicht noch um Server und IT kümmern. Sie sind damit ausgelastet, einen weiteren Kommunikationskanal zu bedienen und die Doku zukünftig auch im HTML5-Format zu publizieren. Hier gibt es genug zu tun, damit Texte, Tabellen und Grafiken sowie Bewegtbilder ansprechend und gut nutzbar konvertiert werden.

Dreh- und Angelpunkt ist der Content delivery server (CDS), auf dem die Doku-Abteilung die Inhalte bereitstellt, etwa im HTML5- oder PDF-Format. Der Server kann entweder von einer eigenen IT-Abteilung aufgebaut und gepflegt oder von einem Systemhersteller zugekauft werden.

  • Die Doku-Abteilung erstellt den Inhalt, die IT-Abteilung pflegt Server und App

Funktionen wie Zugriff durch Login-Funktion, Download von Dokumenten oder die Such-Funktion sind durch die App realisierbar. Damit sind Funktion und Inhalt erst einmal getrennt. Dennoch greift die App durch die vorhandenen Funktionen auf die Inhalte des Servers zurück, etwa beim Durchsuchen der Inhalte auf einen bestimmten Begriff oder beim Datenzugriff, über den bestimmte Inhalte nur durch entsprechenden Benutzernamen und Passwort abrufbar sind. Die App dient als Lesegerät für die Daten auf dem CDS. Sie kann vom Nutzer über die verschiedenen App-Shops erworben und auf verschiedenen Endgeräten genutzt werden.

Wie fangen Sie an?

Machen Sie sich klar, welche Chancen und welcher Nutzen in der allzeit verfügbaren Doku für Sie liegen. Entwickeln Sie für sich ein großes Ziel und beginnen Sie mit kleinen Projekten Erfahrungen zu sammeln. Wenn Sie der Geschäftsleitung etwas zeigen können, fällt es leichter Verbündete im Unternehmen zu finden, die Ihre Ziele teilen und Sie unterstützen ("think big, start small").

Mit allzeit auf Knopfdruck verfügbarer Information entstehen neue Anwendungsszenarien. So können nicht nur Kunden, sondern auch Servicetechniker, Händler und Trainer von einer App profitieren, in der Informationen auf sie zugeschnitten sind.

Entwickeln Sie daher im Team mit anderen Abteilungen ein Zukunftsbild, das zur Umsetzung motiviert. Gleichzeitig sollte sich die Doku-Abteilung auf den Weg machen und die bisherige Dokumentation in ein vernünftiges HTML5 konvertieren, das als Pilotprojekt einem ausgewählten Kreis zur Verfügung gestellt werden kann. Hierfür gibt es günstige Test-Versionen verschiedener CDS-Hersteller.

Der Autor

  • Geschäftsführer bei commatec

Martin Schlicksupp, Dipl. Ing. (FH) Medizintechnik, hat sich nach seinem Studium in Gießen als Technischer Redakteur selbständig gemacht und mit zwei Partnern 1997 commatec gegründet. Seither ist er einer der drei Geschäftsführer und berät Kunden, erarbeitet Konzepte und leitet umfangreiche Dokumentationsprojekte. Anleitungsfilme, textlose Anleitungen und mobile Dokumentation waren in den letzten Jahren seine Themen. Bei commatec verantwortet er den Bereich Marketing und Vertrieb, Personal und Controlling.

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