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Projektmanagement - den Kurs setzen (Teil 3)

Nun ist das Projekt gestartet, wir sind quasi in See gestochen. Wie bei einer Reise lässt sich manches, was in der Vorbereitung und Planung versäumt wurde, nicht mehr aufholen. Die meisten Methoden des Projektmanagement beziehen sich auf die frühe Phase des Projektes. Was kann man dennoch tun, wenn man unterwegs entdeckt, dass man vom Kurs abkommt, das nächste Ziel unklar erscheint, oder das Schiff zu kentern droht?

Dieser Artikel ist die Fortsetzung von Projektmanagement - der Weg ins Abenteuerland (Teil 1) und Projektmanagement - die Reise planen (Teil 2).

  • Kurs halten - das Projekt auf hoher See
    (Zeichnung: Cedric-S. Grimm)

Monitoring von Projekten

Die Aufgabe des Projektleiters besteht darin, den Kurs und den Projektfortschritt im Blick zu behalten. Die zuvor erstellen Pläne dienen dabei zur Orientierung. Für die Pflege des Projektfortschritts kann beim Projektleiter ein sehr hoher Aufwand anfallen. Es lohnt sich darüber nachzudenken, bei welchen Aktivitäten dieser Aufwand gerechtfertigt ist. Wie kann man Aktivitäten sinnvoll gruppieren, um der Gruppe einen gemeinsamen Status zu geben? Zugleich stellt sich die Frage, was die Aussagekraft eines Status von 60% oder 80% ist. Für die letzten 20% fällt ja erfahrungsgemäß noch viel Aufwand an.

Als Alternative bietet sich eine Ampel-Lösung an, auch um den Aufwand für die kontinuierliche Pflege des Status zu minimieren: Wenn 'Unwohlsein' einsetzt hinsichtlich des Status einer Aktivität oder Aktivitätengruppe, ändert sich der Status von grün auf gelb bzw. auf rot. Das 'Unwohlsein' der Farben gelb und rot gilt es natürlich mit einem Raster zu hinterlegen. Das Raster wird davon abhängen, wie eng das Projekt zeitlich kalkuliert wurde, also ob eine Verzögerung von z. B. 3 Tagen schon ein massives Problem darstellt oder nicht.

Kommunikation

Regelmäßige Projektmeetings sind essenziell, damit alle Beteiligten im Boot sind. Dennoch bergen Projektmeetings immer die Gefahr, dass man sich verquatscht und zu viel Zeit investiert. Hier hilft nur, wenn sich alle Teilnehmer immer wieder disziplinieren: Diskussionen vermeiden und auf die Punkte fokussieren, die alle betreffen. Themen, die nur wenige betreffen, sollte man besser in andere Meetings auslagern.

In welchem Intervall sollten Projektmeetings stattfinden? In der Literatur wird eine kurze Taktung von 1x wöchentlich empfohlen, in zeitkritischen Phasen bis hin zu täglichen kurzen Statusmeetings. In diesen Meetings sollte man sich sehr kurz fassen (ca. 1 Minute je Mitarbeiter) und auf die folgenden drei Aspekte beschränken:

  1. Was haben wir gestern gemacht? Wie ist der Status?
  2. Was haben wir heute vor?
  3. Wo gibt es Probleme?

Aus den Ergebnissen der Projektmeetings kann der Projektleiter etwa monatlich einen Statusbericht an den Auftraggeber erstellen.

Projektsteuerung

Das folgende Diagramm zeigt, wie der Projektleiter den Projektfortschritt beobachten und Maßnahmen einleiten kann, wenn Probleme auftreten.

  • Projektsteuerung

  1. Wenn kleinere Probleme erkannt werden, sollte man diese nicht beschönigen. Sie stellen eine Gefahr dar, dass der Plan nicht mehr funktioniert.
  2. Bei größeren Problemen stellen sich folgende Fragen:

    • Welche Ursachen gibt es?
    • Welche Auswirkungen haben diese?
    • Welche möglichen Maßnahmen bieten sich an?

  3. Beim Krisenmanagement hilft die Suche nach einem Schuldigen nicht, weil es demotivierend wäre, sondern es geht darum die Situation zu verstehen.
    Außerdem ist es sinnvoll, den Auftraggeber frühzeitig einzuschalten, damit man gemeinsam Entscheidungen treffen kann, die sich auf das Budget oder den Zeitrahmen oder die Qualität auswirken. Der Auftraggeber kann z. B. durch Reduzierung von Anforderungen möglichst schnell wieder Rahmenbedingungen schaffen, die das Erreichen der Projektziele realistisch werden lassen.
  4. Änderungswünsche im Projektverlauf durch den Auftraggeber bzw. dessen Beauftragte können erhebliche Auswirkungen auf das Projekt haben. Der Projektleiter muss dem Auftraggeber verdeutlichen, welche Auswirkung ein möglicher Änderungswunsch auf den Zeitplan und das Budget hat (siehe magisches Dreieck in Teil 1 des Artikels).

Projektabschluss

Drei Aspekte gehören zum Abschluss eines Projektes:

  • die Abnahme
  • der Rückblick und
  • das Feiern

Ganz wichtig ist die Abnahme: Bei diesem wichtigen Meilenstein prüft der Auftraggeber bzw. dessen Beauftragte das Projektergebnis hinsichtlich der zu Projektbeginn vereinbarten Leistungen und Ziele. Wenn der Auftraggeber zufrieden ist, gilt der Projektauftrag als erfüllt. Der Projektleiter wird von seiner Verantwortung entbunden, die Schlussrechnung kann gestellt werden.

  • Projektabschluss

Bei manchen Projekten muss für die Abnahme eine eigene Dokumentation oder Präsentation erstellt werden - bei unseren Dokumentationsprojekten besteht die Abnahme in der Regel aus dem finalen Review und der kundenseitigen Freigabe. Danach können wir die endgültigen Publikationen produzieren und die Übersetzung starten.

Ein Rückblick lohnt sich insbesondere bei wiederkehrenden Projekten, zum Beispiel im Rahmen eines Lessons Learned-Meetings: Was ist gut gelaufen, und was soll beim nächsten Mal optimiert werden? Was haben wir gelernt? Gibt es offene Punkte?

Das Feiern fällt uns ja im beruflichen Kontext oftmals schwer. Aber es ist wichtig, die Leistung des Teams anzuerkennen und Danke zu sagen. Und ich kann aus eigener Erfahrung sagen: Schon der spontan mitgebrachte, selbstgebackene Kuchen einer Kollegin hebt die Stimmung ganz enorm!

Quellen

  • Neumann, Mario (2018): Seminar "Einfache Werkzeuge für kleinere Projekte", https://marioneumann.com/, Stand: 25.02.2019.
  • Neumann, Mario (2017): Abenteuer Projekte, Campus Verlag GmbH, Frankfurt am Main.

Der Autor

  • Autor bei commatec

Thomas Schwarzer ist Technischer Redakteur bei commatec. Als Elektroingenieur ist er bei commatec seit 2006 Projektleiter für die Erstellung von Dokumenten in den Bereichen Medizingeräte und Maschinen-/ Anlagenbau. In zwei früheren beruflichen Stationen hat er Produkte der Antriebstechnik und der Heiztechnik dokumentiert.

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