Info-Portal > Artikel

Redaktionssystem oder Redaktion mit System - Publizieren mit CMS

Zweifelsohne ist die Zahl der CMS-Installationen in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Eine Zeit lang schien es fast, als sei es nur eine Frage der Zeit, bis alle Technischen Redakteure mit einem Redaktionssystem arbeiten würden. Inzwischen ist die Euphorie gewichen und das Thema wird nüchterner betrachtet.

Die letzten 5 Jahre

Sind CMS (Content-Management-Systeme) gar kein Topthema mehr in der Technischen Dokumentation? Bei der tekom-Jahrestagung im November 2015 gab es die Rubrik "Content Management" nicht mehr. In den Vorjahren fanden in dieser Rubrik jeweils 10-15 Vorträge statt. Erst auf den zweiten Blick habe ich erkannt, dass die tekom stattdessen eine neue Rubrik "Initiative Intelligente Information" eingeführt hat. In dieser Rubrik waren verschiedene Themen aus den Bereichen "automatisierte Produktion" und "dynamische Bereitstellung von Nutzerinformationen" zusammengefasst - mit über 50 Vorträgen.

Das Thema CMS wird heute also viel breiter betrachtet als noch vor einigen Jahren. Offensichtlich hat sich die Situation gewandelt: Während sich vor 5 Jahren noch viele Redaktionen im CMS-Entscheidungsprozess befanden, zeigen manche Firmen heute sehr spezielle Anwendungen oder Lösungen zu ganz spezifischen Problemen.

Auf der Suche nach einer Bildidee für diesen Artikel kam mir die Murmelbahn meines Sohnes in den Sinn: Auch bei einer CMS-Installation müssen verschiedene Aspekte berücksichtigt und aufeinander abgestimmt werden - so wie bei den Steckmodulen der Murmelbahn. Erst wenn alles passt, kann die Kugel "reibungslos" zum Ziel rollen - es sind effiziente Prozesse zur Dokumenterstellung entstanden.

  • Die Murmelbahn besteht aus einzelnen Modulen, die unterschiedliche Funktionen erfüllen - nur wenn sie zusammenpassen, funktioniert die Murmelbahn

Wie - in Ihrem Unternehmen wird kein CMS als Murmelbahn zur Dokumenterstellung eingesetzt? Keine Angst, Ihre Redaktion muss deshalb nicht rückständig sein. Als Doku-Dienstleister haben wir Einblick in verschiedene Redaktionen. Deshalb können wir sagen:

  • Nicht alle CMS-Murmelbahnen funktionieren optimal.
  • Auch ohne CMS kann eine Murmelbahn effizient sein.
  • Auch ohne CMS gibt es ungenutzte Potentiale in Prozessen.

Unsere Erfahrungen

Es ist sogar so, dass wir bei den meisten unserer Kunden FrameMaker ohne Redaktionssystem einsetzen. Auch mit FrameMaker können wir aus einer Quelle verschiedene Publikationen wie PDF, Online-Hilfe oder mobile Dokumentation als Responsive HTML erzeugen. Eine Wiederverwendung von Text- und Bild-Bausteinen, die mehrmals benötigt werden, ist dabei über Insets möglich.

Sicher gibt es viele Anwendungsfälle, in denen Redaktionssysteme sinnvoll einzusetzen sind - und dort werden sie in der Regel auch schon eingesetzt. Entscheidende Parameter, die für einen CMS-Einsatz sprechen, sind natürlich die Anzahl der Wiederverwendungen und die Anzahl der Sprachen sowie die Standardisierung im Publikationsprozess. Dabei wird die Anzahl der Wiederverwendungen häufig überschätzt, denn selbst innerhalb einer Produktgruppe gibt es oft zahlreiche Unterschiede zwischen den Produkten. So fällt der Wiederverwendungsgrad in der Realität geringer aus als zuvor abgeschätzt.

In einem Fallbeispiel wurde bei einer CMS-Installation der Ansatz gewählt, bis hinunter auf Absatzebene zu modularisieren. Jede Überschrift, jeder Sicherheitshinweis und bestimmte Standardsätze sind als separate Module im CMS abgelegt. Diese Redundanzfreiheit spart zwar Übersetzungskosten, führt auf der anderen Seite aber auch zu zeitaufwändiger Suche nach vorhandenen Modulen und zu einem langsameren Erstellungsprozess. 

Für einen Kunden haben wir Anlagendokumentationen mit dem Redaktionssystem docuglobe erstellt und Module zunächst in der Größe von einem ganzen Topic gebildet. Die Module wurden kleiner gewählt, wenn sich dadurch Wiederverwendung erzielen ließ. Dieser Ansatz war vielversprechend. Jedoch war in diesem Fall die Anzahl der Anlagen nicht ausreichend groß, dass sich der Mehraufwand für die Modularisierung gelohnt hätte. Daher wurden die Dokumente nach etwa zwei Jahren wieder klassisch mit Microsoft Word erstellt.

  • Fügen sich die Module nicht zu einem Gesamtbild zusammen, wird das Ziel verfehlt

Negative Anwender-Erfahrungen hat unter anderem die CMS-Studie der tekom aus dem Jahr 2008 gezeigt. Viele Firmen sagen rückblickend, dass die Konzeptionsphase viel zu kurz, außerdem das Konzept und das Lastenheft nicht detailliert genug gewesen sei. Wie wichtig die Konzeption eines CMS ist, hat Dieter Gust (Experte für TD, CMS und FrameMaker) mit dem Titel seines Vortrags "Die richtige Einführung und es ist egal, welches CMS Sie kaufen" (2011) deutlich gemacht. Manche Firmen haben demnach schon das zweite Redaktionssystem eingeführt, weil die erste Implementierung nicht erfolgreich war.

Ein Positiv-Beispiel

Dass es auch anders geht, zeigt ein Kunde bei dem wir derzeit die Implementierung von Schema ST4 begleiten. Dieser Kunde hat sich in den letzten Jahren die Zeit genommen, an der Basis zu arbeiten und die Dokumentation auf den User und dessen Informationsbedürfnis fokussiert. Daraus resultierend hat der Kunde in den letzten Jahren einige Prozesse eingeführt:

  • Terminologiearbeit eingeführt
  • Topic-orientiertes Schreiben eingeführt
  • einen aktiven, minimalistischen Schreibstil festgelegt
  • ein Tool zur Stil- und Terminologieprüfung eingeführt
  • einen stärkeren Text-/Bildbezug in das Layout integriert
  • XML-Strukturapplikation (basierend auf DITA) weiterentwickelt
  • Autoren in diesen Neuerungen ausgebildet
  • Redaktionsleitfaden entsprechend angepasst
  • Die Module sind an passender Stelle verbaut - die Murmel rollt ins Ziel

So sind schon viele der Grundlagen gelegt, um das Redaktionssystem in Kürze effizient nutzen zu können. Einen Effizienzgewinn verspricht sich der Kunde durch eine flüssigere Produktion und höhere Automatisierung.

Denn wenn Sie viel in großen Technologien und Systemen denken, dürfen Sie nicht vergessen, dass es trotzdem immer auf die kleinsten Bausteine ankommt: Worte und Sätze. Wenn mehrere Autoren Terminologie und Stil nicht konsistent über Module hinweg verwenden, kann ein Autor existierende Module nicht verwenden, oder muss große Abstriche bei der Qualität in Kauf nehmen. So würde entweder die Effizienz des CMS oder die Qualität der Dokumente leiden. An diesem Aspekt sind schon einige CMS-Implementierungen gescheitert. Bevor Texte als Module in einem CMS abgelegt werden, müssen die sprachlichen Grundlagen fixiert sein.

Ohne CMS

Allerdings - die oben genannten Maßnahmen erfordern gar kein CMS. Ein Beispiel: Terminologiearbeit kostet Geld, aber fehlende Terminologie auch, weil Autoren Zeit mit der Suche nach den festgelegten Begriffen verbringen oder mehrere Benennungen für den gleichen Begriff verwenden. Eine konsistente Terminologie im Ausgangstext ist Voraussetzung für Eindeutigkeit und Verständlichkeit, und kann sogar Übersetzungskosten sparen.

Auch in vielen Prozessen schlummert noch Optimierungspotenzial, damit die Kugel flüssig rollt, um zu dem Bild der Murmelbahn zurück zu kommen. Haben Sie eine Vorstellung der Zielgruppe? Haben Sie Stilvorgaben in Ihrem Redaktionsleitfaden? Haben Sie einen Überblick, welches Projekt welche Qualifikation des Autors erfordert? Sind der Review-Prozess und die Verantwortlichkeiten in Ihrem Unternehmen festgelegt? Kommt Ihnen das bekannt vor? Denken Sie darüber nach.

Der Autor

  • Autor bei commatec

Thomas Schwarzer ist Technischer Redakteur bei commatec. Als Elektroingenieur ist er bei commatec seit 2006 Projektleiter für die Erstellung von Dokumenten in den Bereichen Medizingeräte und Maschinen-/ Anlagenbau. In zwei früheren beruflichen Stationen hat er Produkte der Antriebstechnik und der Heiztechnik dokumentiert.

Aktuelle Artikel

Info-Portal