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Texteinschübe mit QuickSilver verwalten

Arbeiten Sie mit QuickSilver? QuickSilver ist ein DTP-Programm mit einer langen Geschichte. In seiner Logik und der Art und Weise, wie es mit Dokumenten und deren Eigenschaften arbeitet, unterscheidet es sich teilweise erheblich von anderen Autorenwerkzeugen. Auf der Suche nach einer bestimmten Funktion, die Sie aus einem anderen Programm kennen, werden Ihnen daher oft neue und ungewohnte Lösungswege begegnen. Dennoch bietet Ihnen QuickSilver eine Reihe von Möglichkeiten, sobald Sie seine Funktionsweise besser kennen.

  • Die Oberfläche von QuickSilver

In diesem Artikel möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie ein QuickSilver-Buch so anlegen, dass Sie mehrfach verwendete Textbausteine in Ihren Dokumenten einfügen und in einem Quelldokument verwalten können. Eine ähnliche Funktion bietet Adobe FrameMaker mit den „Texteinschüben“ bzw. „text insets“ und.

Der Gedanke ist, dass es in einer Anleitung oft Begriffe, Variablen oder auch Textabschnitte gibt, die mehrfach verwendet werden. Anstatt diese Textabschnitte an die entsprechenden Stellen zu kopieren, können Sie mehrere Verweise auf einen Textabschnitt einfügen. Alle eingefügten Verweise beziehen ihren Inhalt dann aus einem Quelldokument. Ändern Sie den Textabschnitt in diesem Quelldokument, werden alle Verweise automatisch angepasst. Diese Funktion ist nützlich, um häufig verwendete Formulierungen, z. B. in Warnhinweisen, besser zu verwalten. Auch einzelne Variablen, wie Produktnamen, lassen sich darüber steuern.

Komponenten mit gemeinsamem Inhalt

In QuickSilver arbeiten Sie nicht mit einzelnen Absätzen, denen Sie Formatvorlagen zuweisen, sondern mit sogenannten Komponenten. Eine Komponente kann z. B. ein Absatz, ein Bild oder eine Tabelle sein. Für jede Komponente können Sie eine Reihe von Eigenschaften festlegen.

Um Texteinschübe nutzen zu können, ist vor allem die Funktion "gemeinsamer Inhalt" wichtig. Wenn sie aktiviert ist, wird neben der Formatierung auch der Inhalt einer Komponente als eine Komponenten-Eigenschaft gespeichert. Jedes Mal, wenn Sie diese Komponente in Ihr Dokument einfügen, wird auch der gespeicherte Inhalt, also beispielsweise eine Formulierung, eingefügt. Der gespeicherte Inhalt ist jedoch nicht festgeschrieben. Sie können ihn jederzeit ändern. Wenn Sie die Komponente mehrmals im Dokument verwendet haben, dann werden alle Verwendungen (Instanzen) dieser Komponente sofort aktualisiert. Mit anderen Worten: Der Inhalt aller Instanzen dieser Komponente wird synchron gehalten.

Diese aktuelle Lösung weist allerdings mehrere Probleme auf:

  • Problem 1: Jede Instanz einer Komponente mit gemeinsamem Inhalt kann nachträglich bearbeitet werden. Dadurch könnten Sie versehentlich Änderungen vornehmen. Ziel ist es aber, den Inhalt nur an der einer Stelle, nämlich in einem Quelldokument, bearbeiten zu können.
  • Problem 2: Komponenten mit gemeinsamem Inhalt können nur diesen gemeinsamen Inhalt enthalten. Wenn Sie allerdings möchten, dass in einem Absatz nur ein Teil, beispielsweise ein einzelner Begriff, seinen Inhalt aus einem Quelldokument bezieht, dann ist das mit der aktuellen Lösung nicht möglich.
  • Problem 3: Wenn Sie eine Komponente erstellen, legen Sie auch immer deren Aussehen, d. h. die Formatierung, fest. Möchten Sie allerdings, dass eine Komponente mit gemeinsamem Inhalt ihre Formatierung aus einer anderen Quelle bezieht, z. B. dem Absatz in dem sie steht, dann ist dies mit der aktuellen Lösung nicht möglich.

Viele Probleme und unkomplizierte Lösungen

Problem 1 lässt sich sehr einfach lösen, indem Sie die Komponente mit gemeinsamem Inhalt in einem QuickSilver-Katalog anlegen. Kataloge sind spezielle Dokumente, die Layout-Einstellungen und Komponenten in "normale" QuickSilver-Dokumente übertragen.

Der Vorteil: Eigenschaften von Komponenten, die aus einem Katalog übertragen werden, können in einem normalen QuickSilver-Dokument nicht verändert werden. Wenn Sie also eine Komponente mit gemeinsamem Inhalt in einem Katalog anlegen und anschließend in einem Dokument einfügen, dann wird auch der gemeinsame Inhalt eingefügt. Dieser lässt sich aber nicht mehr bearbeiten, weil er eine Eigenschaft der Komponente ist. Dadurch haben Sie die grundsätzliche Funktion eines Texteinschubs eingerichtet. Sie müssen nun nur noch für jeden neuen Texteinschub eine eigene Komponente im Katalog anlegen.

Auch die Lösung für Problem 2 ist schnell gefunden. Die benötigte Funktion heißt "Binnenkomponenten". Wie zu Beginn erwähnt, arbeitet QuickSilver mit Komponenten. Je nach Funktion gibt es dabei verschiedene Arten von Komponenten. Während Absätze in der Standard-Komponenten-Art (in QuickSilver nur "Komponente" genannt) angelegt werden, gibt es für Grafikrahmen und Tabellen beispielsweise eigene Komponenten-Arten.

Auch die Binnenkomponenten sind eine solche spezielle Komponenten-Art. Binnenkomponenten ermöglichen es, eine Komponente in einer andere einzufügen. Sie können also eine ähnliche Funktion ermöglichen wie Zeichenformate in anderen Programmen. Binnenkomponenten und Standard-Komponenten sind in QuickSilver miteinander verknüpft: Jede Standard-Komponente kann auch als Binnenkomponente verwendet werden. Wenn Sie in ihrem QuickSilver-Katalog also eine Komponente für einen Texteinschub anlegen, müssen Sie zunächst keine weiteren Einstellungen vornehmen. Erst im eigentlichen Dokument entscheiden Sie, ob Sie den Texteinschub als Standard-Komponente oder als Binnenkomponente einfügen. Dadurch kann ein Texteinschub ein ganzer Absatz sein oder ein einzelner Begriff, der in einem anderen Absatz steht.

Problem 3 lässt sich ebenfalls mithilfe von Binnenkomponenten lösen. Anstatt für jede Binnenkomponente eine eigene Formatierung festzulegen, können Sie in den Eigenschaften der Binnenkomponente auch festlegen, dass sämtliche Formatierungen aus der die Binnenkomponente umschließenden Komponente übernommen werden sollen. Dadurch müssen Sie die Formatierung eines Texteinschubs nicht anpassen, falls sich die Formatierung der umliegenden Komponente ändern sollte.

  • Im Fenster der Binnenkomponenten-Eigenschaften können Sie festlegen, welche Formatierungen aus der umschließenden Komponente übernommen werden sollen.

Sie müssen lediglich immer darauf achten, dass Sie einen Texteinschub auch als Binnenkomponente einfügen und nicht als Standard-Komponente. Im QuickSilver-Katalog können Sie den Texteinschub als Standard-Komponente anlegen, ohne eine gesonderte Formatierung festlegen zu müssen. Um nun Zugriff auf die Eigenschaften der Binnenkomponente zu erhalten, müssen Sie den Texteinschub nochmals im Katalog einfügen, dieses Mal allerdings als Binnenkomponente. Dann können Sie die Binnenkomponente auswählen und auf ihre Eigenschaften zugreifen.

Da sich auf diese Weise Inhalt und Formatierung sehr leicht trennen lassen, können Sie Texteinschübe im Prinzip immer als Binnenkomponenten einfügen, egal ob der Texteinschub nur ein Begriff in einem anderen Absatz ist oder selbst einen eigenen Absatz darstellt. Im letztgenannten Fall müssten Sie zuerst eine Standard-Komponente für den Absatz einfügen und in diese leere Komponente wiederum den Texteinschub als Binnenkomponente.

Inhalt und Form vollständig trennen

Mit der aktuellen Lösung können wir Texteinschübe erstellen, die ihren Inhalt aus einem QuickSilver-Katalog beziehen und in den Dokumenten dadurch gegen Bearbeiten gesperrt sind. Die Texteinschübe können einen eigenen Absatz umfassen oder ein einzelner Begriff in einem anderen Absatz sein. Die Formatierung wird dabei aus dem umliegenden Absatz übernommen.

Werfen wir einen Blick auf den QuickSilver-Katalog, den wir für diese Lösung verwenden. In der Regel werden Sie in QuickSilver immer einen Katalog für die Formatierung und das Layout ihrer Dokumente verwenden. Im Katalog erstellen Sie Komponenten für Überschriften, Absätze, Tabellen, Listen und andere Elemente. Auch legen Sie hier die Größe des Dokuments, den Satzspiegel sowie Kopf- und Fußzeile fest.

Aktuell fungiert der Katalog also sowohl als Quelle für Formatierung und Layout als auch als Quelle für die Inhalte der Texteinschübe. Die Komponenten für die Texteinschübe sind nämlich zusätzlich zu den Komponenten für Absätze, Überschriften usw. im Katalog abgelegt. Dieser Aufbau ist allerdings etwas inkonsistent. In Problem 3 haben wir uns für eine Trennung von Inhalt und Formatierung ausgesprochen: Texteinschübe sollen lediglich den Inhalt übertragen, jedoch keine Formatierung. Diese sollen sie aus einer anderen Quelle beziehen. Im aktuellen Katalog sind Inhalt und Formatierung nun aber doch wieder zusammengeführt. Wäre es nicht sinnvoller, Inhalt und Formatierung in getrennten Quellen zu verwalten? Die Quelle für Formatierung und Layout könnte als Dokumentvorlage für zahlreiche Anleitungen dienen, während die Quelle für die Inhalte für jede Anleitung individuell angepasst werden könnt.

Inhalt und Formatierung zu trennen, ist auch aus einem anderen Grund sinnvoll. Was ist, wenn Sie Texteinschübe nicht nur in Ihren Kapiteln, sondern auch als Teil des Layouts verwenden möchten, also beispielsweise auf dem Deckblatt sowie in Kopf- und Fußzeile? Dies wird besonders bei komplexeren Dokumenten zum Problem, denn hier genügt ein einziger Katalog für die Formatierung häufig nicht. Zum Beispiel weist das Deckblatt in der Regel ein anderes Layout auf, als die nachfolgenden Seiten.

Tatsächlich ist es möglich Inhalte und Formatierung in zwei separaten Katalogen abzulegen. Dafür müssen allerdings einige Dinge beachtet werden. In QuickSilver überträgt ein Katalog Eigenschaften nur auf Dokumente, die auf dem QuickSilver-Desktop hinter ihm stehen, d. h. rechts daneben oder darunter. Außerdem lässt sich für jeden Katalog festlegen, welche Eigenschaften übertragen werden sollen. QuickSilver unterteilt diese Eigenschaften dazu in verschiedene Gruppen. Beispielsweise werden Komponenten getrennt von Kopf- und Fußzeilen erfasst. Wenn mehrere Kataloge verwendet werden, bezieht ein Dokument die Eigenschaften aus beiden Katalogen, wobei der Katalog priorisiert wird, der sich auf dem Desktop näher am Dokument befindet. Die Eigenschaften für Kopf- und Fußzeile werden dabei überschrieben, während Komponenten ergänzt werden. Ein Katalog kann zudem keine Eigenschaften auf einen anderen Katalog übertragen.

Wenn Sie dieses Verhalten berücksichtigen, können Sie getrennte Kataloge für Texteinschübe und Formatierung verwenden, ohne dass es zu Konflikten kommt: Der Katalog für die Texteinschübe steht am Anfang des Buches. Er darf lediglich die Komponenten übertragen. Anschließend folgen Deckblatt und Verzeichnisse. Der Katalog für die Formatierung steht vor den eigentlichen Kapiteln des Buchs und überträgt alle Eigenschaften auf diese. An dieser Stelle ergibt sich jedoch ein Problem: Der beschriebene Aufbau ermöglicht es, Texteinschübe in den Kapiteln zu verwenden, nicht jedoch im Katalog für die Formatierung. Wie gehen Sie vor, wenn Sie einen Texteinschub in der Fußzeile platzieren möchten, die Fußzeile aber im Katalog für die Formatierung gesteuert wird?

Um dieses letzte Problem zu lösen, müssen Sie noch zwei Schritte vornehmen: Zum einen müssen Sie sämtliche Texteinschub-Komponenten aus dem Katalog für die Texteinschübe in den Katalog für die Formatierung kopieren. Nur so sind diese Komponenten im Katalog für die Formatierung verfügbar und können als Binnenkomponenten beispielsweise in die Fußzeile eingefügt werden.

Zum anderen müssen Sie nach dem Katalog für die Formatierung noch eine Verknüpfung (in QuickSilver "Verbindung" genannt) auf den Katalog für die Texteinschübe einfügen. Dadurch wird garantiert, dass die nachfolgenden Kapitel ihren Inhalt tatsächlich aus dem Katalog für die Texteinschübe beziehen und nicht aus dem Katalog für die Formatierung. Die Inhalte der Texteinschub-Komponenten müssen Sie im Katalog für die Formatierung übrigens nicht aktualisieren. Es genügt, wenn diese Komponenten im Katalog vorhanden sind. Da der Katalog für die Texteinschübe diese Komponenten nicht erreichen kann, werden diese Inhalte ohnehin nie aktuell sein.

Für ein einfaches Buch ergibt sich dadurch folgender Aufbau:

  • Katalog für die Texteinschübe
  • Deckblatt
  • Verzeichnisse
  • Katalog für die Formatierung
  • Verbindung zum Katalog für die Texteinschübe
  • Kapitel
  • Beispielhafter Aufgbau eines Buches mit separaten Katalogen für Texteinschübe und Format. Der Katalog in Kursivschrift ist eine Verbindung auf den eigentlichen Katalog für die Texteinschübe.

Mit diesem Aufbau steuern Sie die Texteinschübe für Deckblatt, Verzeichnisse und Kapitel aus einer Quelle, ohne die Formatierung zu beeinflussen. Aktualisieren Sie beispielsweise eine Versionsnummer, die in unterschiedlicher Formatierung auf dem Deckblatt und in der Fußzeile der Kapitel verwenden wird.

Gleichzeitig können Sie die Texteinschübe für häufig verwendete Formulierungen in den Kapiteln verwenden.

Geben Sie den Katalog für die Texteinschübe in die Übersetzung und aktualisieren Sie in der Zwischenzeit den Katalog für die Formatierung. Auch dies ist kein Problem.

Der Autor

Cedric-S. Grimm studierte Technikkommunikation und Technische Redaktion sowohl im Bachelor- als auch im Masterstudium. In seiner Masterarbeit beschäftigte er sich mit der Frage, wie Comic- und Cartoonelemente die Verständlichkeit in Gebrauchsanleitungen verbessern können

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